本書は法定の保存期間一覧を明示し、当該書類の廃棄時期を確認する特定個人情報取扱規程第14条を補足する資料である。 これらの書類の他、当該書類の代替としてデータ保管しているものについての廃棄時期については当該書類に準じて廃棄する。
- 従業員等の退職等により、今後個人番号関係事務を行う見込みがなくなった場合、その事業年度の末日までに、個人番号が記載された書類の廃棄、データ等の削除を行わなければならない。ただし、法令で保存期間が定められている書類およびデータ等については、保存期間が経過した日の属する事業年度の末日までに廃棄および削除を実施すれば足る。
- 前項の廃棄および削除は、個人番号部分のみに対して行う事が出来る。
- 廃棄および削除は、当該個人番号が復元できないように行わなければならない。個人番号部分のみの廃棄および削除も同様とする。
- 廃棄又は削除を外部の業者に委託する場合は、処理をした日付および、当該個人番号が復元できない状態になった証明を受けなければならない。
申告書等の提出期限の属する年の翌年1月10日の翌日から7年間。
従業員等から提出される、または会社が発行する書類で、個人番号を記載する書類としては主に下記の書類が挙げられる。
- 給与所得者の扶養控除等（異動）申告書
- 従たる給与についての扶養控除等（異動）申告書
- 給与所得者の配偶者控除等申告書
- 退職所得の受給に関する申告書
- 支払調書（不動産、報酬、料金等）
- 源泉徴収票（給与所得、退職所得等）
これらの書類については基本的には書面で保管されているため、毎年1月10日以降に廃棄該当年の書類をキャビネットより廃棄する。併せて、退職者のうち保存期間が過ぎている者について、給与ソフト等のデータも削除する。
完結の日から2年間。被保険者に関する書類は4年間。
提出書類に個人番号の記載を求められるものがあるが、事業主控および本人控については個人番号が印字されていない。 この事から、控が戻ってきた際に、提出時に保存したコピー等を廃棄する対応で差し支え無い。（控を保管義務のある期間まで保管する。）
完結の日から3年間。
労災保険については事業主が個人番号を収集する事が出来ない。そのため、事業主の証明が必要な書類のコピー等を保管する場合には、個人情報を記載する前のものを保管する。 個人番号記載済みの書類への証明を求められた場合、書いてある個人番号を見る事は差し支え無いが、コピー等をする場合にはマスキングして行う。 この対応により、労災保険関係については個人情報の廃棄の問題は発生しない。
完結の日から2年間。
提出書類に個人番号の記載を求められるものがあるが、事業主控および本人控については個人番号が印字されていない。 この事から、控が戻ってきた際に、提出時に保存したコピー等を廃棄する対応で差し支え無い。（控を保管義務のある期間まで保管する。）
官公庁へ提出する書類を作成するために保管したリスト等については、税関係の書類が最も保管義務期間が長いため、税関係書類と同様に扱う。