Repositório de administração e organização da Python Cerrado 2019
A organização do Python Cerrado 2019 se dará por meio de uma estrutura estabelecida por Grupos de Trabalho, nos quais possuirão seus devidos coordenadores que tomarão frente de ações em benefício do evento.
Até o momento foram pensados os seguintes grupos:
- GT de Comunicação
- GT de Infraestrutura / Voluntários
- GT de Parcerias / Patrocínio
- GT de Materiais / Insumos
- GT de Temário / Acolhida - Danilo Silva Rodrigues
- GT de Coordenação / Financeiro
OBJETIVO: engajar o público-alvo interessado em participar do evento, munindo-os com informações gerais e atendendo-os de forma cordial e motivacional.
Responsável para cuidar de todas as interações com o público interessado pré-evento, cuidando dos seguintes canais de comunicação:
- Identidade Visual: padrão visual de identidade do evento para os meios impresso e digital de comunicação;
- Certificado: padrão visual de identidade do evento para emissão de certificados para equipe organizadora, voluntários e participantes;
- Redes Sociais (Facebook/Twitter/Linkedin): página do evento, com publicações diárias;
- Website: recepção de público do evento, com informações e engajamento, com estatísticas de visitas e conversões das ações de marketing;
- Métricas de Engajamento: ações de (re)marketing para encontrar as melhores estratégias de comunicação com público-alvo.
OBJETIVO: prover a melhor infraestrutura para o evento para a boa recepção, deslocamento, comunicação visual, atendimento in-loco e satisfação dos participantes, colaboradores (organização e voluntários) e convidados (palestrantes e outros).
Responsável para que tudo ocorra bem no dia do evento, proporcionando uma boa experiência aos participantes, colaboradores e voluntários, desde o usufruto do espaço (de acordo com o que nos é proporcionado pelo parceiro que irá fornecer o local), os serviços em geral, que são:
- Plano de Patrocínio: elaborar um projeto de patrocínio para ser apresentado a parceiros (patrocinadores, permutadores, e outros que vierem a reconhecer o valor agregado do evento);
- Internet: boa qualidade de internet;
- Estrutura básica: cadeiras, mesas, e demais materiais estruturais;
- Qualidade de Ambiente: boa condição de salas, laboratórios;
- Qualidade de Equipamentos: bom funcionamento equipamentos para palestras, workshops;
- Recepção: sala de recepção ao participante / convidados: recepção e alojamento de seus pertences;
- Atendimento ao Participante: atendimento ao participante quanto a:
- mobilidade no local (orientações gerais: placas, cartazes, orientações visuais, etc.);
- atendimentos pessoais (imprevistos em geral);
OBJETIVO: angariar recursos para o evento, sejam financeiros (principalmente) e estratégias, buscando formas de agregação de valor tanto para os parceiros quanto para os participantes do evento.
Responsável por conseguir parcerias relevantes para o evento, para que possamos viabilizar infraesturutra, serviços e situações em benefícios tanto para os parceiros, para convidados e para os participantes. Desta forma, é esperado que haja as seguintes ações:
- Plano de Patrocínio: elaborar um projeto de patrocínio para ser apresentado a parceiros (patrocinadores, permutadores, e outros que vierem a reconhecer o valor agregado do evento);
- Elaborar Contra-partidas: criar ações estratégias que possam criar contra-partidas a patrocinadores, para que o patrocínio, além da representação quase intangível da marca, possa mais agregada e aumentar as chances de sucesso ao fechar negócio com os mesmos;
- Parceiros Ganha-Ganha: parceiros de pré-evento que possam promover o evento (engajamento de seu público/clientes) e conseguirem um boa conta-partida ao realizarem tal ação;
- Serviços: parceiros durante o evento para promover serviços aos participantes:
- alimentação;
- hospedagem;
- transporte (se necessário);
- outros indicados pelo GT de Infraestrutura;
- outros indicados pelo GT de Materiais e Insumos;
OBJETIVO: fornecer os materiais diversos (e necessários) para o bom atendimento do evento antes e durante o evento.
Responsável por adquirir orçamentos de materiais diversos para o bom funcionamento do evento, que são:
- Kit de Participante (diversos itens): providenciar materiais que irão compor o Kit a serem entregues aos participantes, bem como os orçametos e confecção dos mesmos;
- Camisetas: providenciar camisetas para equipe organizadora, voluntários e participantes, bem como os orçametos e confecção dos mesmos
- Crachás: providenciar crachás de equipe organizadora, voluntários e participantes, bem como os orçametos e confecção dos mesmos;
- Sob-demanda: outros solicitados sob-demanda (pelos coordenadores de outros GTs);
OBJETIVO: proporcionar conteúdo da principal dinâmica do evento: palestras e workshops.
Responsável por conseguir palestrantes (convidados), convidar palestrantes e receber todas as palestras, bem como organizar a programação do evento e sua dinâmica de horários durante o evento. Dentre as atividades, espera-se:
- Estadia de Convidados: providenciar as devidas alocações de diárias, veículos e estruturas suficientes para que os convidados tenham uma boa experiência durante o evento;
- Acolhida dos Convidados: recepcionar convidados (buscando-os se necessário), acolhe-los em seus devidos aposentos (hotel, casa, etc.) e recepciona-los no local do evento;
- Orientação de Convidados: orientar sobre local da palestra, tempo de realização, orientação de uso de equipamentos, etc;
- Buscar palestrantes (speakers): buscar palestrantes em geral para tentar promover um bom conteúdo para o evento;
- Chamada Pública de Trabalhos: promover/gerenciar a comunicação de Chamada de Trabalhos;
- Receber e Organizar Palestras/Workshops: organizar e classificar as palestras enviadas;
- Programação do Evento: organizar as palestras e workshops nas salas e horários possíveis, conforme o local do evento;
OBJETIVO: organizar as ações macro do evento, definindo diretrizes de ações aos coordenadores e auxiliando no fluxo financeiro do evento.
Responsável para cobrar, orientar, motivar e estrutrar as ações dos coordenadores do evento, auxiliando-os em suas ações sejam bem-sucedidas, assistindo os custos, tarefas a fazer, e outras atribuições sob demanda. Espera-se também do coordenador uma boa representatividade do evento em outros locais onde se possa promover o evento e engajar o máximo de parcerias estratégicas.
Dentre as diversas ações, espera-se:
- Gestão de Atividades: gerenciamento de tarefas e seus devidos status junto aos coordenadores;
- Gestão de Custos: gerir os custos do evento, auxiliando na melhor tomada de decisão em situações em que os recursos podem ou não ser suficientes;
- Comunicação de Equipe: informar a toda a equipa os devidos status das atividades e motivar as atividades das equipes de forma contínua;
- Auxilio a todos os GTs: trabalhar como auxiliar direto dos coordenadores em GTs que necessitarem de auxílio;