受付担当 業務マニュアル
- 受付票を確認し、名簿照会を行い、入館証を間違いなく渡し、入場ゲートを通す
※ レスポンシブなテーブルになっているので横スクロールして確認すること。
| 時間 | 2Fエントランス | 31F会場 | 備考 |
|---|---|---|---|
| 8:20-8:30 | スタッフ集合 | 入館証受け取り | |
| 8:40 | 設営・朝会 スタッフ展開 | ||
| 9:00 | 受付開始(11名) | 9:50-10:10ごろに第1のピーク予想 | |
| 10:00 | セッション開始 | ||
| 12:00 | 昼食タイム | 出てくる人に注意喚起を行う | |
| 13:30 | 受付の縮退 (人数は当日状況で判断するが最低3名は開放) | 縮退して余った人員は遊撃班に編入 | 12:50-13:10ごろに第2のピーク予想 |
| 16:20(1日目) 16:30(2日目) | 受付撤収 | 人員は遊撃班に編入 | |
| 18:10(1日目) 18:20(2日目) | 撤収作業開始 | イベント終了予定 | |
| 18:40(1日目) 19:00(2日目) | 10分前くらいに撤収作業完了 | 懇親会開始 |
メンバーごとのシフト表は以下に記載する。
YAPC::Asia Hachioji 2016mid in Shingawa 全体タイムテーブル - Google スプレッドシート
- 2Fエントランスにて受付を行う
- 椅子（ソファ的なもの）はあるが机をおくことはできない
- バインダーとボールペンが支給されるので、机代わりとする
- 受付だとわかるような装飾をする
- 0〜9までの番号が書かれた紙をバインダーに貼り、来場者を誘導する施策を検討
受付は最大11名を割り当てる（受付担当として9名 / 遊撃担当から2名を徴用）。
1つの受付窓口につき1名を配置し、「名簿照会担当」とする。 1名のみ「誘導担当」を配置し、スムーズな受付誘導及び注意喚起を担当する。
当日までに uzulla がここまで仕込みをしてくるという前提に沿い、以下マニュアルを作成した。
- 事前に入館証の裏にconnpassのIDを記入
- その入館証の束を、末尾番号で10束にわけます(1束だいたい20枚)
- その束は穴をあけて、ヒモかなにかに通してひとくくりにしておきます
- 「お手元にconnpassで発行された受付票をご用意ください」と叫び続ける
- 来場者が持ってきたconnpass受付票のIDから、最適な受付へ案内する
- 番号が「1234565」だった場合は末尾が5なので「５番の受付へお進みください」
- その際イベント名が「YAP(achimon)C::Asia Hachioji 2016mid 7/2(土)」もしくは「YAP(achimon)C::Asia Hachioji 2016mid 7/3(日)」で相違ないか確認すること（トラブルシューティングを参照）
- 通路を塞いでいたり危険行為をしていたりする人をうまく流す
- 来場者を受付に迎え入れる（「おはようございます」挨拶だいじ。印象よく。）
- connpassの受付票を確認する（「connpassの受付票をお見せください」）
- イベント名が「YAP(achimon)C::Asia Hachioji 2016mid 7/2(土)」もしくは「YAP(achimon)C::Asia Hachioji 2016mid 7/3(日)」で相違ないか（トラブルシューティングを参照）
- 持っている入館証の束から、**「受付番号」**が一致するものを探す
- 来場者に本名を尋ねる（「失礼ですが、お名前をフルネームでお答えください」）
- 来場者が名乗った本名と、入館証に記載の本名が一致しているか確認する
- 入館証の穴をちぎるように紐から外し、来場者に手渡す。
- 入館証のミシン目を切り取らないこと。
- 首尾問題なければ以下を来場者に伝えて送り出す
- 「入館証は絶対になくさないでください！」
- 「では改札を通り、エレベーターで31階へどうぞ、いってらっしゃい！」
入館証を回収するチームと、導線確保チームを用意する。この2組4名で撤収を行う。
懇親会への誘導は、しない。「connpassの情報を見てください」とアナウンス。 業務完了後はスタッフ控え室に戻り荷物を回収しスタッフ引き上げ。
- 入館証を回収する
- スタッフが手で受け取る。人の波が途切れたら、受け取った入館証をポストへシュート。
- 入館証は2日目も使えると勘違いする人もいるかもしれないので「できるだけ」回収する
- 改札から出たら速やかにエントランスの外に誘導する
- エントランスを出てすぐのデッキにもあまり溜まらないように「ご協力をお願い」する
- （強制していやな気分になってもらいたいわけではない）
- 待ち合わせたい場合には、2階くだってビルの間の公園が良いですよと誘導する
厄介事は上位スタッフ(uzulla,myfinder,makamaka)に押し付けること。
- 間違えて別の人の入館証を渡してしまった
- 絶対に、やめろーーーー！！！！！
- 上位リーダーにすぐさま報告（誰のものを間違えて渡してしまったのか、本来誰に渡すべきだったのか、日時など）
- 入館証を紛失したという人が来た
- 入館証を紛失した人を絶対に入場させないこと！
- しばらく椅子にかけていただくなどしてお待ちいただき、uzullaあるいはmyfinderを呼ぶ。
- 再発行はいかなる理由があってもお受けできない（たとえスタッフであっても）。ただし揉める危険が高いので自信がなければ上位スタッフに引き継ぐのがベター。
- 「荷物が中にあるから入らせてくれ」も上位スタッフに引き継ぐこと。
- 翌日・前日の受付票を持ってきた人がいる、2日通し券だと勘違いされてやってきた人がいる
- 当日の受付票がないか念のため確認し、あれば通常フローで受付手続きをする
- なければ、例外なくお帰りいただく。ただし揉める危険が高いので上位スタッフに引き継いでも良い。
- （スタッフが）入館証をなくした
- やったねたえちゃん、ずっと受付業務ができるよ！
- 入場はできません。例外はない。荷物だけは取りに行ってやってもよいぞ？
- スタッフ担当箇所リスト · Issue #32 · hachiojipm/yapcasia-8oji-2016mid
- エントランス入館受付心得 · Issue #40 · hachiojipm/yapcasia-8oji-2016mid
- 遊撃隊の心得 · Issue #42 · hachiojipm/yapcasia-8oji-2016mid
- 撤収手順をまとめる · Issue #48 · hachiojipm/yapcasia-8oji-2016mid
以上。